”Ontzorging is eveneens een belangrijk punt voor ons”, vervolgt De Haan. ”Alles moet door de leasemaatschappij worden geregeld, bijvoorbeeld in geval van schade. Met ООn telefoontje willen wij dat er ter plaatse gelijkwaardig vervangend vervoer wordt geregeld; wij willen de betreffende wagen niet zelf hoeven weg te brengen en het vervangend vervoer op te halen. Ook met de ‘stappen’ daarna willen wij geen enkele bemoeienis hebben, zoals met het inlichten van de verzekeringsmaatschappij, het schadeherstel en het eventueel opnieuw beletteren.”

”Wij vinden het belangrijk dat lokaal ondernemerschap wordt gesteund”, aldus De Haan. ”Schadeherstel willen we daarom het liefst binnen onze gemeente laten doen.”

Best Value Procurement

De gemeente Roosendaal had nog geen ervaring met de BVP-methodiek. De medewerkers van TotalMobilityConsult daarentegen wel. Daarbij hebben zij uitgebreide expertise op het gebied van mobiliteit. Dat gaf voor De Haan de doorslag om dit bedrijf in te schakelen bij het aanbestedingsproces. ”Bij de uitvraag via BVP worden er geen gedetailleerde eisen gesteld”, vertelt De Haan. ”De huidige situatie wordt beschreven en er wordt een globale omschrijving gegeven van de gewenste situatie. Leveranciers kunnen hier zelf invulling aan geven. In ons geval schrijven wij dus niet precies voor hoe een wagen er uit moet zien, zoals de trekkracht, wat voor soort banden, versnelling of automaat. Wel geven wij bijvoorbeeld aan dat een wagen geschikt moet zijn voor het trekken van een aanhangwagen. Ook hebben wij drie soorten van dienstverlening van de te contracteren leasemaatschappij gevraagd, te weten: Levering en beheer van leaseauto’s, Full operational service lease van de auto’s en Ondersteuning en medewerking in de ontzorging van de processen met betrekking tot het wagenparkbeheer. Wij hebben alles zЧ uitgevraagd, dat wij aan onze doelstellingen zouden kunnen voldoen, zoals duurzaamheid en sociaal beleid.”

Selecteren

Na publicatie van de aanbesteding is er een schouw gedaan met uitleg van de procedure, want BVP is best nieuw in autoland. Hierbij was er ook gelegenheid tot het stellen van vragen. De Haan: ”Daarna kwamen de offertes van de leasemaatschappijen binnen, die door mij en een aantal medewerkers van het team Openbare Werken, voor wie de auto’s zijn bedoeld, zijn beoordeeld. Er bleven uiteindelijk twee bedrijven met een goed scorende offerte over. Deze twee hebben we uitgenodigd voor een interview. Aan de hand van vragenlijsten hebben wij ze beoordeeld, want we wilden waarborgen dat we met vakbekwame mensen te maken hebben gedurende de hele leaseperiode.”

De punten van de beoordeling van de offertes en de beoordeling van de interviews werden tenslotte bij elkaar opgeteld en de leverancier met de beste score kreeg de voorlopige opdracht. Uiteindelijk is de leaseovereenkomst gegund aan DLM uit Oosterhout. ”Dit bedrijf geeft goede invulling aan het voor de gemeente belangrijke aspect: het betrekken van lokaal ondernemerschap,” zegt De Haan. De Oosterhoutse leasemaatschappij heeft namelijk de auto’s bij een Roosendaalse garage aangeschaft. Daar wordt ook de service gedaan evenals de schadeafhandeling.”

Sociaal en duurzaam

Aan de eis van de gemeente om een bijdrage te leveren op sociaal gebied wordt eveneens voldaan. ”Dat wil zeggen dat een bepaald percentage van de waarde van de opdracht extra wordt ingezet voor mensen met achterstand op de arbeidsmarkt.”

Ook aan duurzaamheid is gedacht. ”De meest zuinige en economische bestelauto die er is, is aangeboden. Bovendien hebben bijna alle auto’s een automaat, hetgeen goed is voor de uitstoot en de slijtage. Denk maar aan de auto die bijvoorbeeld voor het snoeien van bomen steeds een klein stukje moet rijden.”

Ontzorging

”TotalMobilityConsult heeft ons tijdens het gehele traject maximaal ontzorgd, zowel met het opstellen van de BVP-documenten als met het geven van adviezen op het gebied van mobiliteit. Ook hebben zij ons uitstekend geadviseerd bij het maken van strategische keuzes. De leasemaatschappij is binnen het door ons aangegeven budget gebleven en heeft onze verwachtingen wat betreft kwaliteit ruimschoots overtroffen. Alle partijen zijn dik tevreden. Ook de gebruikers van de auto’s, die om nog zuiniger te kunnen rijden een training via de leasemaatschappij met enthousiasme hebben gevolgd.”

Contractbeheer

Het contractbeheer van het wagenpark van de afdeling Openbare Werken van de gemeente Roosendaal werd tot nu toe zelf gedaan. ”TotalMobilityConsult biedt deze dienst echter ook aan”, zegt De Haan. ”Wij denken er nu serieus over om dat bij die partij onder te brengen.”